Elektronisk dødsmelding
Artikkel
|Oppdatert
|Folkehelseinstituttet har tatt i bruk løsning for elektronisk innmelding av dødsårsak og ønsker at alle leger bruker denne løsningen, for en rask og sikker innmelding dødsårsak og bedre personvern.
Norske leger plikter å sende melding om dødsfall til Folkeregisteret og melding om dødsårsak til Dødsårsaksregisteret, Folkehelseinstituttet. Folkehelseinstituttet har i flere år samarbeidet med Folkeregisteret og Direktoratet for e-helse om å lage en elektronisk løsning hvor legen kan melde både dødsfall og dødsårsak til korrekt instans i én og samme prosess. Dette har vært et ledd i prosjektet «Modernisert Folkeregister». Det har vært en tidkrevende prosess med blant annet behov for flere lovtilpasninger.
- Mer informasjon om løsningen (nhn.no)
Digitalisering av legeerklæring om dødsfall og dødsårsak
Høsten 2018 startet en begrenset utprøving av løsningen i to kommuner og på to sykehus. Ved årsskiftet 2019/2020 hadde 48 kommuner begynt å melde elektronisk, og mange flere hadde meldt sin interesse. Det var planlagt å starte nasjonal innføring i kommunene i slutten av mars 2020, men grunnet Covid-19 pandemien, ble det for å sikre en sikker og rask innmelding av dødsfall relatert til Covid-19, besluttet å fremskynde innføringen både i kommunene og helseforetakene.
Tilbakemeldinger fra leger som har brukt løsningen er at den er enkel å ta i bruk og den oppleves som brukervennlig og selvforklarende.
Papirmeldingens lange reise til Dødsårsaksregisteret
Papirskjemaet «Legeerklæring om dødsfall/melding om unaturlig dødsfall» har vært uendret siden 1993. Det har flere ganger vært påtenkt endringer, men disse har blitt utsatt i påvente av innføringen av en elektronisk løsning.
Papirmeldingen, har i motsetning til den elektroniske meldingen, en lang reise som inkluderer tunge manuelle prosesser og postgang mellom flere instanser før meldingen om dødsfallet mottas i Folkeregisteret og meldingen om dødsårsak mottas av FHI (Figur 1).
Legen eller institusjonen legen hører til sender først papirmeldingen til den lokale Tingretten. Begravelsesbyråer var tidligere ofte budbringere av meldingen til Tingretten. Hverken Tingrett eller begravelsesbyrå trenger sensitiv informasjon om dødsårsaken, kun et bevis på at dødsfallet har funnet sted for å kunne starte prosessene i forbindelse med arv og skifte. Tingretten må deretter informere andre instanser som Folkeregisteret og NAV. Tunge manuelle prosesser og utfylling av nye skjemaer gjorde at det tok mellom 5-16 dager innen Folkeregisteret ble oppdatert. Som et ledd i modernisert Folkeregister, har derimot alle tingretter nå fra og med 31. august 2018 begynt å melde dødsfall elektronisk til Folkeregisteret. Dette har bidratt til å forkorte denne saksbehandlingen betraktelig. Tingretten skulle tidligere så sende papirmeldingen videre til kommunelegen for kvalitetskontroll, som så skulle sende meldingen til FHI. Som et ledd i tilretteleggingen for innføring av elektronisk melding av dødsfall og dødsårsak, ble det vedtatt noen forskriftsendringer i Dødsårsaksregisterforskriften. Fra og med 1. oktober hvor forskriftsendringer trådte i kraft har ikke lenger kommunelegen denne oppgaven, som nå ivaretas av Folkehelseinstituttet, se Dødsårsaksregisterforskriftens§ 2-6. Denne endringen medfører at tingretten sender legeerklæringen direkte til FHI. Legeerklæringen ble ofte liggende hos kommunelegen noe tid før den ble sendt videre, for eksempel hvis det var behov for å hente inn ekstra opplysninger. Dette førte til ytterligere forsinkelse på legeerklæringens vei til Dødsårsaksregisteret.
Når FHI til slutt mottar papirmeldingen i Dødsårsaksregisteret, har det ofte gått flere uker eller måneder siden dødsfallet skjedde.
Før dødsårsak meldt på papirskjema kan registreres i Dødsårsaksregisteret må hver eneste papirmeldingen skannes og avskrives slik at den kommer inn i it-systemene der den kan kodes. Noen ganger er det også behov for tilleggsinformasjon for å registrere riktig dødsårsak. Det sendes derfor årlig ut 700-800 brev med tilleggsspørsmål fra Folkehelseinstituttet, som ofte først når den aktuelle lege mange måneder etter legeerklæringen om dødsfall ble sendt inn i første omgang.
I Dødsårsaksregisteret gjøres det også en stor jobb med koding og kvalitetssikring av data. Hele denne lange reisen og de mange manuelle prosessene gjør at det kan ta opptil to år fra dødsfallet skjedde til dødsårsaken vises i offisiell statistikk.
Fig 1. Dødsmeldingens forløp i papirformat
Elektronisk løsning: Rask oppdatering, bedre personvern
Ved bruk av den elektroniske meldingen for dødsfall og dødsårsak blir både Folkeregisteret og Dødsårsaksregisteret umiddelbart oppdatert (Fig. 2). Alle aktører som har behov for et bevis på dødsfallet, kan hente informasjon om dødsfallet direkte fra Folkeregisteret. Sensitive personopplysninger og opplysninger om dødsårsak blir ikke lenger distribuert rundt på papir til et uoversiktlig antall personer, noe som fører til en etterlengtet forbedring i den avdødes personvern og en vesentlig forkortet saksgang.
Fig. 2. Dødsmeldingens elektroniske forløp
Legen som melder dødsfallet, har fortsatt uendret plikt til å varsle politiet umiddelbart dersom det er mistanke om unaturlig dødsfall. Politiet har rett til innsyn i dødsmeldingen dersom legen har meldt dødsfallet som unaturlig.
Økt kvalitet og nye muligheter
Foreløpig er det et begrenset antall dødsfall som er meldt inn elektronisk, men Folkehelseinstituttet ser allerede en tendens til at dødsårsakene som blir rapportert er mer spesifikke, noe som øker kvaliteten på dataene. En mulige forklaringer på dette er at man i den elektroniske løsningen kan velge diagnose og diagnosekode fra en nedtrekks meny som kommer opp mens man skriver. Det er også mulig å søke direkte på en ICD 10-kode.
Den elektroniske løsningen åpner også opp for raskere og tettere dialog med legen. Hvis det oppdages feil eller mangler i meldingen eller det er behov for ekstra opplysninger for å fastsette riktig dødsårsak, er det mulig umiddelbart å sende en beskjed direkte til legen i løsningen. Legen får da mulighet til å rette eller sende inn ekstra opplysninger i nær tid til når dødsfallet skjedde, i motsetning til med papirmeldingen hvor det kan gå mange måneder før legen får spørsmål om tilleggsopplysninger.
Når flere manuelle prosesser utgår, frigis ressurser hos Folkehelseinstituttet, noe som kan åpne opp for nye muligheter for kvalitetssikring av dødsårsakene. Elektronisk melding av dødsårsak åpner også opp for nye muligheter i forbindelse med eventuelle pandemier eller medisinske nødsituasjoner, som Covid-19, hvor man kan få en rask og sikker innmelding av dødsårsak, uten at dette må ringes inn manuelt. I web-løsningen er det mulig å gjøre raske endringer i dødsmeldingen, noe som kan bidra til mer dagsaktuell informasjon og bedre mulighet for overvåkning. FHI har f.eks. i forbindelse med Covid-19 pandemien, straks etter at WHO opprettet nye koder for overvåkning av Covid-19 pandemien, oppdatert den elektroniske løsningen og implementert disse kodene i søkeverktøyet. Det er også lagt inn en påminnelse til legen om bruk av disse kodene ved Covid-19 relaterte dødsfall.
I dag publiseres den årlige offisielle dødsårsaksstatistikken i november-desember året etter. Det vil si at 2019-årgangen er ferdig kodet og kvalitetssikret i november-desember 2020, 11-23 måneder etter dødsfallene skjedde. Ved elektronisk innmelding av dødsårsak og den betydelig raskere oppdateringen av Dødsårsaksregisteret, vil det også være muligheter for at den offisielle statistikken raskere kan nå ut til befolkning, beslutningstakere og forskere. Dette vil være en svært etterlengtet forbedring.
Hvordan ta i bruk elektronisk melding av dødsfall og dødsårsak?
Løsningen driftes på Norsk helsenett, og det kreves kun en enkel konfigurasjon fra lokal IT for å få tilgang. Frem til slutten av mars 2020 skulle virksomheten signere brukervilkår før de kunne ta i bruk løsningen. Grunnet Covid-19 pandemien og FHI sitt behov for at den elektroniske løsningen nå tas raskt i bruk av flest mulig, er det nå tilstrekkelig at man leser tjenestebeskrivelsen som er lagt ut på Norsk Helsenett sine sider.
Det er kun leger med gyldig norsk autorisasjon/lisens og gyldig HPR-nummer som kan melde dødsfall elektronisk. Innlogging krever sikkerhetsnivå 3 eller høyere. Legen logger på med eID-id, som f.eks. BankID. Det vil være litt ulike rutiner for pålogging avhengig av virksomhet.
Meldende lege må benytte PC/utstyr som er tilknyttet Helsenettet. Løsningen er ikke tilgjengelig over ordinært internett. Når lokal IT har verifisert tilgang til løsningen, kan legen bruke løsningen via denne adressen på Helsenettet: https://helsepunkt.no/dodsmelding.
Innføringen av digital dødsmelding ledes av Direktoratet for e-helse i samarbeid med Folkehelseinstituttet, Skatteetaten, Nasjonal IKT og KS.
